Die meisten Cold E-Mails scheitern. Das bedeutet jedoch nicht, dass Cold E-Mails keine vernünftige Kaltakquise-Methode sind und wir keine Cold E-Mails schreiben sollten.
Wenn von zehn Personen eine Person auf unsere Cold E-Mail reagiert, so haben wir ein halbwegs vernünftiges Set-up für die Beschaffung von Leads.
Damit jedoch überhaupt erst einmal 1 von 10 Personen auf die Kaltakquise-E-Mail antwortet, muss die E-Mail an die richtige Person adressiert und dann spezifisch auf diesen Kunden- und diese Zielgruppe zugeschnitten sein.
Je präziser wir auf die Bedürfnisse und Probleme der spezifischen Kundengruppe eingehen und unser Anliegen auf den Punkt bringen, desto höher ist unsere Erfolgsquote.
Bevor wir jedoch eine Cold E-Mail senden können, benötigen wir zuallererst eine, oder besser eine Menge, E-Mail-Adressen.
E-Mail-Adresse Finden
Der erste Schritt ist es also, die E-Mail-Adressen der Entscheider ausfindig zu machen. Der langsamste und entsprechend teuerste Weg, an die E-Mail-Adressen bestimmter Entscheidungspersonen zu kommen, ist es, diese eigenständig und händisch herauszusuchen. Gleichzeitig hat dieser Weg die höchste Qualität und Aktualität.
Um E-Mail-Adressen zu finden, können wir folgende Methoden nutzen.
Auf der Webseite und via Google
Fast offensichtlich doch selten genutzt. Auf der Webseite des Unternehmens findet man häufiger als man denkt die E-Mail-Adressen des richtigen Entscheiders.
Manchmal gibt es dort sogar eine dedizierte Seite mit einer Übersicht über alle Ansprechpartner im Unternehmen. Auf der “Über uns” Seite findet man teilweise die Kontaktdaten der wichtigsten Führungspersonen. In Pressemitteilungen oder Blog-Artikeln sind ebenfalls häufig Ansprechpartner und deren Kontaktdaten genannt.
Häufig werden Pressemitteilungen auch über andere Plattformen im Internet veröffentlicht, welche man über eine Google Suche finden kann:
- Pressemitteilung Firma
- Pressemitteilung Vorname Nachname
- E-Mail Vorname Nachname Firma
In den Pressemitteilungen sind sehr häufig die Kontaktdaten und zumindest die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners genannt.
Anrufen und Nachfragen
Eine weitere Möglichkeit sehr zuverlässig an die korrekte E-Mail-Adresse eines gewissen Entscheiders zu kommen, ist es ironischerweise anzurufen und nachzufragen.
Man ruft einfach die Zentrale des Unternehmens an und fragt nach der korrekten E-Mail-Adresse:
Hallo, Frau/Herr Soundso! Mein Name ist Marius Schober von der Firma XYZ.
Sagen Sie, Sie können mir bestimmt weiterhelfen. Den Herrn Hans-Günter Maier erreiche ich am besten telefonisch oder per E-Mail?
Der Herr Maier ist immer viel unterwegs (lach), am besten schreiben Sie ihm eine E-Mail.
Schade, das habe ich mir schon fast gedacht (lach). Können Sie mir eben seine E-Mail-Adresse nennen, dann melde ich mich direkt per E-Mail bei ihm.
Klar, seine E-Mail-Adresse lautet hg.maier@xyz.com
Super, ich danke Ihnen, Frau Soundso!
Es kann vorkommen, dass die Rezeptionistin die E-Mail-Adresse nicht herausgeben möchte, sondern darauf besteht, dass du ihr eine E-Mail schickst, welche sie wiederum an die Person weiterleitet.
Darauf kann man entgegnen:
Frau Müller, ich verstehe, dass Sie ungern die E-Mail an wildfremde Leute herausgeben. Nun ist es so, dass meine E-Mail sehr persönlich (/vertraulich) ist, weshalb ich diese wirklich sehr ungern an eine allgemeine E-Mail-Adresse oder an eine mir unbekannte Person senden möchte.
In der Regel kommt man so zuverlässig und schnell an die E-Mail-Adresse des entsprechenden Entscheiders.
Absolut wichtig ist auch hier die richtige Tonalität, welche wir auch bei dem Kaltakquise-Telefonat anwenden. Wir müssen bei der Telefonzentrale in den ersten Sekunden einen enthusiastischen, blitzgescheiten und einen Eindruck als Experte hinterlassen. So weiß die Person, dass sie uns mit einem guten Gewissen die E-Mail-Adresse nennen kann.
LinkedIn oder XING sind weitere Wege, die E-Mail-Adresse ausfindig zu machen.
Hat eine Person sein Profil öffentlich gestellt, so finden wir häufig auf dem Profil seine geschäftliche E-Mail-Adresse, ohne mit ihm über LinkedIn (oder XING) vernetzt zu sein.
Ist man mit der Person vernetzt, so ist die E-Mail-Adresse in der Regel im Profil einsehbar. Bei LinkedIn findet man diese direkt unter dem Namen unter dem Reiter “Contact Info” bzw. “Kontaktinformationen”.
Trial-and-Error
Natürlich kannst du auch die gängigsten E-Mail-Formate ausprobieren, in der Hoffnung, dass eine der Kombinationen funktioniert.
Die gängigsten lauten, meiner Erfahrung nach in dieser Reihenfolge:
- vorname.nachname@firma.com
- v.nachname@firma.com
- vnachname@firma.com
- nachname@firma.com
- vorname@firma.com (Bei Start-ups beliebt)
- nachname.vorname@firma.com
- nachnamev@firma.com
Ist einem bereits die E-Mail-Adresse einer anderen Person in der Firma bekannt, so kannst du das E-Mail-Format dieser E-Mail-Adresse auf den Ansprechpartner übertragen.
Andere Wege
Andere – nicht händische – Möglichkeiten an E-Mail-Adressen zu gelangen sind:
- Listen von spezialisierten Anbietern kaufen
- Web Scraping Tools wie Browser Extensions, Scripts usw.
- Ausgelagerte Lead-Generierung z. B. über einen Freelancer, welcher basierend auf unseren Kriterien die E-Mail-Adressen händisch sammelt.
Der E-Mail-Betreff
Angenommen, wir haben nun die E-Mail-Adresse herausgefunden und eine Lead-Liste in unserem CRM-Tool erstellt.
Das wichtigste, damit unsere E-Mail überhaupt geöffnet wird, ist der Betreff der E-Mail!
Basierend auf dem Betreff entscheiden Menschen, ob Sie die E-Mail überhaupt öffnen, ignorieren oder direkt löschen.
Mein persönlicher Ansatz ist es, den E-Mail Betreff so spezifisch wie möglich zu formulieren, zum Beispiel:
- Erfolg mit [THEMA]
- [THEMA]
Man kann auch mit Fragezeichen experimentieren, zum Beispiel:
- Projekt [THEMA]?
- Ansprechpartner für [THEMA]?
Da ich jedoch keine statistisch signifikanten Daten gesammelt habe, kann ich keine explizite Empfehlung geben, welcher Betreff am zuverlässigsten funktioniert.
Meine Methode ist es jedoch ehrlich zu sein und zum Punkt zu kommen.
Denn aus eigener Erfahrung: wenn ich eine Kaltakquise E-Mail mit einem irreführenden oder gelogenen Betreff erhalte, kann es sehr gut sein, dass ich die E-Mail öffne, sobald ich jedoch merke, dass ich getäuscht wurde, ist die Person und das Unternehmen bei mir unten durch. Ich werde mit Sicherheit niemals etwas von dieser Person kaufen oder mit diesem Unternehmen Geschäfte machen.
Bekannte Beispiele sind:
- “Re: Topic”, wobei das Re: andeuten soll, dass es eine Antwort auf eine vorherige E-Mail ist, was jedoch nicht der Fall ist.
- “Bad News” oder “I’m disappointed”
und andere schwindlerische E-Mail-Betreffe.
Die Kaltakquise E-Mail
Sobald wir einen knackigen Betreff formuliert haben, sodass unsere E-Mail geöffnet wird, wollen wir natürlich auch, dass unsere E-Mail tatsächlich gelesen wird und wir auf diese eine Antwort erhalten.
Nicht jede E-Mail, die geöffnet wird, wird auch gelesen, geschweige denn beantwortet.
Hierzu ist mein größtes Learning aus den letzten Jahren:
Kürzer > Länger
Die E-Mail muss in so wenig Worten, wie nur möglich, so relevant wie nur möglich sein.
Kurz gesagt: Die E-Mail muss zum Punkt kommen. Eine kurze E-Mail, welche zum Punkt kommt, respektiert die Zeit des Empfängers und ist “Smartphone Friendly”.
Früher habe ich viele E-Mails geschrieben, welche sehr spezifisch auf die Person, das Unternehmen und die Produkte des Unternehmens eingehen. In langen Sätzen habe ich meine Firma und das Produkt vorgestellt, sodass ich am Ende eine echt verdammt gute und persönliche, aber viel zu lange E-Mail verschickt habe.
Die E-Mails waren also maximal relevant, dafür meist viel zu lang und im Ergebnis nicht wirkliche effektiv.
Damit wirklich jemand deine E-Mail liest UND beantwortet, halte die E-Mail so kurz wie möglich und komm sofort zum Punkt.
Eine kurze E-Mail, welche zum Punkt kommt, ist gleichzeitig “Smartphone Friendly”, das heißt kurze E-Mails können bereits auf einen Blick und im Idealfall schon in der Vorschau der E-Mail App auf dem Smartphone gelesen und die Relevanz der E-Mail übermitteln und mithilfe einer klaren Call-to-Action zu einer schnellen Antwort führen.
Zum Beispiel:
Betreff: Ansprechpartner für [THEMA]?
Sehr geehrter Herr Soundso,
Wir haben uns als deutsches Technologieunternehmen auf [THEMA] spezialisiert.
Mit unserer Software helfen wir Unternehmen dabei, [GROSSER VORTEIL].
Klingt das interessant?
Wenn Sie hierfür der richtige Ansprechpartner sind, wie sieht Ihr Kalender aus? Wenn nicht, mit wem sollte ich Ihrer Ansicht nach am besten sprechen?
Mit freundlichen Grüßen
Nachdem wir eine Kaltakquise E-Mail geschrieben haben, kann es enorm helfen, sich die E-Mail einmal laut vorzulesen: Ist die E-Mail verständlich und auf den Punkt? Gibt es einen klaren „Call-to-Action“? Indem man sich die eigene E-Mail laut vorliest, fällt einem am schnellsten auf, woran es hakt.
Die E-Mail Signatur
Bei der E-Mail Signatur gibt es zwei Ansätze: Eine große Signatur mit Bildern, Links, Icons und mehr oder eine E-Mail Signatur bestehend rein aus Text.
Die HTML-E-Mail Signatur bietet die Chance auf externe Inhalte, wie einen Blog-Artikel, zu verweisen. Auch ein persönliches Bild in die Signatur einzufügen, ist aus psychologischer Sicht spannend. Auch können Icons und Links zu Social Media Profilen oder Links zu Videos, Webinaren, Events usw. eingefügt werden. Viele Verkäufer schwören auf eine ausgiebige Signatur.
Nur leben wir heute in einer Welt, in welcher E-Mail-Software (insbesondere Outlook und Gmail) sowie unternehmensweite, Anti-Spam und Anti-Phishing Software alle Links und Bilder aus den E-Mails entfernen und diese bei Verdacht mit einer großen, fetten, roten „WARNUNG” oder “VORSICHT VERDÄCHTIGE E-MAIL” kennzeichnen.
Je größer das Unternehmen, desto wahrscheinlicher, dass deine E-Mail so gekennzeichnet wird.
In diesen Fällen kannst du also mit reinen Text-E-Mails, ohne HTML, ohne Links und ohne Bilder punkten, da diese mit hoher Wahrscheinlichkeit durch den E-Mail-Filter kommen.
Ich nutze eine minimalistische HTML-E-Mail-Signatur ohne Code und ohne Bilder, dafür jedoch mit einigen ausgewählten Links – z. B. zu ein oder zwei ausgewählten Blog-Artikeln, einem Calendly-Link und ggf. einem Video.
Muster E-Mails
Wenn du online nach Cold E-Mail Vorlagen suchst, wirst du hunderte verschiedene Vorlagen finden, welche alle per-se nicht schlecht sind. Du kannst also online nach guten Cold-E-Mail Vorlagen nutzen und mit diesen experimentieren.
Wichtig ist, dass du jede E-Mail Vorlage individuell gestaltest und auf die jeweilige Person und das Unternehmen eingehst. In der Vorlage, welche du unten findest, solltest du beispielsweise beschreiben, wie dein Unternehmen konkret dem Empfänger helfen kann, sowie einen, für diesen Kontakt spezifischen, großen Vorteil nennen.
Die Personen, welche du ansprichst, bekommen jeden Tag dutzende oder Hunderte solcher E-Mails und du musst aus diesem Lärm herausstechen, indem du die Mehrwerte für diese Person auf den Punkt bringst.
Cold E-Mail Vorlage
Betreff: Thema
Sehr geehrter Herr [NACHNAME],
als deutsches Softwareunternehmen haben wir uns auf [XYZ] spezialisiert.
Wir helfen Unternehmen dabei [WOBEI WIR HELFEN].
Ich bin mir sicher, dass unsere Software Ihrem Unternehmen helfen kann, [EIN GROSSER VORTEIL].
Klingt das interessant?
Wann passt es Ihnen in der kommenden Woche für ein 20-minütiges Gespräch, in welchem ich Ihnen unsere Lösung vorstellen und auf Ihre spezifischen Bedürfnisse und Fragen eingehen kann?
Mit freundlichen Grüßen
[SIGNATUR]
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